1)  Z dniem 1 stycznia 2004 r. wszedł w życie zapis ustawy z dnia 6 września 2001r o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 z późn.zm.), który zobligował nas do bieżącego informowania o stanie przyjmowanych spraw i kolejności ich załatwiania i rozstrzygania.
2)  W chwili obecnej postaramy się Państwu przybliżyć procedury postępowania z przyjmowaną dokumentacją.
3)  Sprawy klientów załatwiane są przez wydziały merytoryczne Powiatowego Urzędu Pracy w Kozienicach
4)  Każdy klient ma prawo wglądu do dokumentacji prowadzonej w jego sprawie.
5)  Każde pismo wpływające do Urzędu musi podlegać rejestracji w Sekretariacie. Z obowiązku rejestracji wykluczone są jedynie różnego rodzaju oferty, foldery reklamowe itp. kierowane na adres Urzędu, bądź poszczególnych wydziałów.
6)  Pisma wpływające do Urzędu adresowane bezpośrednio do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych), Kancelaria Ogólna przekazuje za pokwitowaniem osobom posiadającym w wydziałach upoważnienie do odbioru korespondencji lub bezpośrednio do Dyrektora Urzędu.    
7)  Każde pismo wpływające do PUP a podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą i kolejnym numerem wpływu.
8)  Pisma przekazywane do Dyrektora, po ich zadekretowaniu przekazywane są ponownie do Sekretariatu Ogólnej, a następnie zgodnie z dyspozycją Dyrektora do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych).
9)  W wydziałach Naczelnicy dekretują pisma na poszczególne stanowiska pracy, wskazując sposób załatwienia sprawy. Dekretacja powinna być podpisana.
10) Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nową sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy.
11) Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, w założonym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt odrębnym rejestrze.
12)  Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Niedopuszczalne jest prowadzenie jednej sprawy pod kilkoma różnymi sygnaturami.
13) Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.
14) Zasadniczym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.).
15) Powiatowy Urząd Pracy, jako organ administracji publicznej obowiązany jest do załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki, zaś klient ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez Urząd. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.
16) Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Z punktu widzenia klienta najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszego pobytu w Urzędzie.
17)  Jeżeli jednak konieczne jest wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, Urząd powinien je wyjaśnić w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami oraz poinformować zainteresowanego o sposobie załatwienia sprawy. Natomiast jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas Urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie. W takim wypadku Urząd powinien poinformować o tym klienta i określić termin, w jakim rozstrzygnięcie sprawy nastąpi.
18)  Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia (Wojewody Mazowieckiego), wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego albo z przyczyn niezależnych od Urzędu.
19)  Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.